Gebrek aan grip bij de lokale overheid

(maart 2022)

Een rekenkamer kan grondig rondkijken in de keuken van het gemeentelijk bedrijf. We zijn onafhankelijk en hebben recht op alle informatie die we nodig vinden. Bij onze onderzoeken zien we veel dingen die mis gaan. Globaal gesproken kwamen we drie soorten problemen tegen: kleine problemen, lastige of hardnekkige problemen en structurele problemen.  

Kleine problemen

Bij de kleine problemen gaat het om van alles en nog wat. We zagen bijvoorbeeld bij een onderzoek naar de toegankelijk­heid van openbare toiletten dat die toiletten moeilijk te vinden waren. Dat is niet handig als je hoge nood hebt. Zo zijn er veel van dit soort kleine of net wat grotere problemen in onze rapporten te vinden. Is dit erg? Nee. Het is onontkoombaar dat er af en toe wat mis gaat. Het gaat daarbij ook niet altijd om fouten, maar vaak om zaken waar (nog) niet aan was gedacht. Signalen moeten vervolgens serieus worden genomen en processen worden bijgestuurd. Het is pas een probleem als de organisatie geen routines heeft ingebouwd om zelf aandachtspunten te verzamelen om om kleine problemen onder de duim te houden. En dat gaat niet altijd goed. We komen in onze onderzoeken vaak situaties tegen waarin de basale leerroutines van handelen, monitoren, leren en beter worden niet goed zijn ingebed.

Lastige problemen

Soms is het krijgen van grip niet eenvoudig. In mijn boek bespreekt ik verschillende lastige dossiers zoals bij de beleidsterrein binnen het sociaal domein. het is voor gemeenten lastig om daar goed grip op te krijgen. De jeugdzorg is daarvan een voorbeeld. In Zaanstad waren forse financiële tegen­vallers. Wat ik echter vooral opvallend vond is dat Zaanstad niet in staat was om aan te geven waar die tekorten door werden veroorzaakt.  Gebrekkige monitorinformatie is een probleem dat we vaker tegenkomen zowel in Zaanstad als in Amsterdam. En zij zijn echt niet de enige in Nederland. Dat brengt ons tot de structurele problemen 

Structurele problemen

Ik ben in mijn werk als rekenkamer een aantal verkeerde en hardnekkige patronen tegengekomen in de wijze van werken van de ambtelijke organisatie. Die patronen  zorgen er voor dat kleine problemen zich kunnen ontwikkelen tot grote problemen en de aanpak van lastige dossiers moeilijker verloopt dan nodig. Op basis van die patronen zie ik twee belangrijke, samenhangende aandachtspunten. Er wordt te weinig zorg besteed aan routinematige taken en aan de informatievoorziening.

De kleine kwaliteit

In een gemeentelijke organisatie komen veel taken met een zekere regelmaat terug. Die taken zijn niet altijd ingewikkeld, maar ze moeten wel gebeuren. Ik heb als rekenkamer het zorgvuldige omgaan met routinematige taken wel aangeduid als het bewaken van de kleine kwaliteit. Een organisatie bewijst zijn scherpte juist bij die activiteiten. Het gaat niet alleen om het goed omgaan met grote uitdagingen, waar de noodzaak om op het puntje van de stoel te gaan zitten vanzelfsprekend is. De zorg voor de kwaliteit van het dagelijkse werk met de vele kleine en grotere klussen is minstens zo belangrijk. En dat ging en gaat nogal eens mis.

Tekortschietende informatie

Bij een globale inventarisatie zien we in ongeveer de helft van onze rekenkamerrapporten van de afgelopen 12 jaar conclusies over problemen met informatie. Ook dat heeft vaak te maken met onvoldoende aandacht voor de kleine kwaliteit. Basisroutines van monitoren, registreren en leren schieten tekort. Maar er is ook vaak sprake van onderschatting. Goede informatie­voorziening vergt zorg en aandacht.

De verantwoordelijkheid van de raad

Als goede informatie ontbreekt kan de raad zijn controletaak niet goed vervullen. Raadsleden lijken daar niet echt wakker van te liggen. Dat heeft niet te maken met inzet of betrokkenheid van raadsleden. Daar is meestal niets mis mee. Het gaat ook te ver om te zeggen dat alle problemen in de uitvoering de schuld zijn van de gemeenteraad. Er is tenslotte een ambtelijke organisatie die verantwoordelijk is voor de uitvoering en een college die daar leiding aan geeft.

De raad heeft wel de verantwoordelijkheid om het belang van een goede uitvoering te onderstrepen door middel van betrokkenheid en een serieuze invulling van zijn controletaak. Samenwerking binnen de raad is daarvoor essentieel. De raadsleden moeten gezamenlijk met de vuist op tafel slaan en eisen dat ze goed worden geïnformeerd. Goede informatie betekent relevant, begrijpelijk en betrouwbaar.

Vormgeven aan verantwoording door de ambtelijke organisatie

Publieke verantwoording begint met informatie die de organisatie zelf nodig heeft om grip te hebben op de gang van zaken. Een organisatie die het zelf niet begrijpt kan het ook niet uitleggen. Een volgende stap is een open houding. Het gaat niet om het verdedigen van het beleid, maar het laten zien wat er gebeurt en ook wat er mis gaat. Het sluitstuk is het serieus nemen van de taak om goede informatie te produceren. Dat gaat niet altijd goed. Daarvan zijn vele voorbeelden te vinden.